Anforderungen des neuen Nachweisgesetzes: Dringender Anpassungsbedarf von Arbeitsverträgen

Mit der Umsetzung der EU-Richtlinie für transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen gehen insbesondere Änderungen für das Nachweisgesetz (NachweisG) einher, welche zum 01.08.2022 in Kraft getreten sind. Ziel der neuen Richtline ist, die Arbeitsbedingungen der Arbeitnehmer (m/w/d) zu verbessern, indem sie hierüber von Beginn des Arbeitsverhältnisses an transparent und in schriftlicher Form informiert werden müssen.

Neuverträge

Arbeitsverträge, die ab dem 01.08.2022 geschlossen werden, müssen künftig mindestens folgende Nachweise enthalten:

• Name und Anschrift der Vertragsparteien;
• ein Hinweis auf anwendbare Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen;
• der Zeitpunkt des Beginns des Arbeitsverhältnisses;
• das Enddatum des Arbeitsverhältnisses bei befristeten Arbeitsverträgen;
• der Arbeitsort und/oder die Möglichkeit, diesen frei wählen zu können;
• sofern vereinbart, die Dauer der Probezeit;
• eine Charakterisierung oder Beschreibung der Tätigkeit;
• die Dauer des jährlichen Erholungsurlaubes;
• die Zusammensetzung und die Höhe des Arbeitsentgelts einschließlich der Vergütung von Überstunden, der Zuschläge, der Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen sowie anderer Bestandteile des Arbeitsentgelts, die jeweils getrennt anzugeben sind und deren Fälligkeit sowie die Art der Auszahlung;
• die vereinbarte Arbeitszeit, vereinbarte Ruhepausen und Ruhezeiten sowie bei vereinbarter Schichtarbeit das Schichtsystem, der Schichtrhythmus und die Voraussetzungen für Schichtänderungen;
• bei Arbeit auf Abruf die erforderlichen Einzelheiten;
• die Möglichkeit der Anordnung von Überstunden und deren Voraussetzungen;
• ein etwaiger Anspruch auf vom Arbeitgeber bereitgestellte Fortbildungen;
• sofern der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine betriebliche Altersversorgung über einen Versorgungsträger zusagt, der Name und die Anschrift dieses Versorgungsträgers; die Nachweispflicht entfällt, wenn der Versorgungsträger zu dieser Information verpflichtet ist;
• das bei der Kündigung des Arbeitsverhältnisses vom Arbeitgeber und Arbeitnehmer einzuhaltende Verfahren, mindestens das Schriftformerfordernis und die Fristen für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses, sowie die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage; § 7 des Kündigungsschutzgesetzes ist auch bei einem nicht ordnungsgemäßen Nachweis der Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage anzuwenden.

Einige dieser Nachweise müssen dem Arbeitnehmer, entgegen der alten Rechtslage, bereits am ersten Arbeitstag vorliegen. Spätestens nach sieben Kalendertagen muss der Arbeitgeber alle restlichen Nachweise nachreichen.

Altverträge

Bezüglich bestehender Arbeitsverhältnisse gilt, dass grundsätzlich keine Anpassung der Verträge erforderlich ist. Allerdings dürfen Arbeitnehmer ihren Arbeitgeber auffordern, über diese Arbeitsbedingungen unterrichtet zu werden. Ab Zugang der Aufforderung haben Arbeitgeber sieben Kalendertage Zeit, die entsprechenden Informationen in Schriftform bereitzustellen. Für Informationen, die den Urlaub, die betriebliche Altersversorgung, Pflichtfortbildungen, aktuelle Kollektivvereinbarungen oder das Kündigungsverfahren betreffen, gilt eine Frist von einem Monat.

Sollten sich wesentliche Arbeitsbedingungen während des bestehenden Arbeitsverhältnisses ändern, muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmer spätestens am Tag der Änderung hierüber schriftlich in Kenntnis setzen.

Rechtsfolge bei Verstößen: Bußgeld

Neu ist, dass Verstöße gegen die Nachweispflicht nun als Ordnungswidrigkeit geahndet werden und ein Bußgeld von bis zu EUR 2.000 nach sich ziehen können. Dies gilt auch dann, wenn die Nachweise nicht vollständig, nicht rechtzeitig oder nicht in der erforderlichen Form erbracht werden. Auch hinsichtlich Beweiszwecken und der Verweigerung der Arbeitsleistung durch den Arbeitnehmer können sich die fehlenden Nachweise für den Arbeitgeber nachteilig auswirken. Arbeitgeber sollten daher zwingend auf die Einhaltung der neuen Anforderungen achten, um diese Folgen zu vermeiden.

Gesetzgeber hält an Schriftform fest

Bemerkenswert ist, dass nach wie vor die elektronische Form der Arbeitsverträge (auch mittels einer zertifizierten elektronischen Signatur) ausgeschlossen ist und der Gesetzgeber die Möglichkeit nicht genutzt hat, sich der Digitalisierung anzunähern. Die Arbeitsverträge müssen also weiterhin ausgedruckt, händisch unterschrieben und als solches Dokument aufbewahrt werden.

Fazit

Die Neuregelung des NachweisG gilt für Arbeitsverträge, die ab dem 01.08.2022 geschlossen werden, zwingend und unmittelbar. Arbeitgeber werden daher dringend angehalten, ihre Musterverträge an diese Anforderungen anzupassen. Insbesondere der Hinweis auf die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage dürfte in kaum einem bestehenden Arbeitsvertrag zu finden sein, sodass mit Sicherheit die meisten Arbeitsverträge vom Anpassungsbedarf erfasst sind. Weiterhin ist zu bedenken, dass die Frist von sieben Tagen für die Nachholung der Nachweise für bestehende Arbeitsverträge relativ kurz ist. Bereiten Sie sich somit rechtzeitig auf die Umsetzung dieser Regelung vor und nehmen Sie im Zweifel Unterstützung von Fachkräften in Anspruch.

Gerne stehe ich Ihnen bei der Gestaltung Ihrer Musterverträge, Fragen oder sonstigen anstehenden Belangen zur Verfügung.

Karsten Klug
Rechtsanwalt und
Fachanwalt für Arbeitsrecht
in Hamburg