Die Digitalisierung macht auch vor der Arbeit des Betriebsrates nicht halt. So geht es neben den Fragen der Information der Mitarbeiter auch z.B. häufig darum, auf welchen Arten und Weisen darf ich als Betriebsratsvorsitzender zu Sitzungen einladen. Darf ich an eine private E-Mailadresse des BR – Kollegen die Einladung zur Sitzung sowie die Tagesordnungspunkte ggf. noch mit ergänzenden Informationen (z.B. des Arbeitgebers zur Anhörung einer beabsichtigten Kündigung) mitsenden?
Es ist heute in vielen Unternehmen üblich, dass die Kommunikation über mobile Endgeräte, Software (z.B. Skype) und auch der Datenaustausch bzw. Zugriff digital via Mail, Cloud – Diensten oder ähnlichen erfolgt. Immer häufiger arbeiten mehrere Mitarbeiter (m/w/d) gleichzeitig an einem Dokument (z.B. einer Präsentation). Dieses alles ist heutzutage durch die fortschreitende Digitalisierung möglich. Dazu liest man sodann noch „modernen Arbeitsmethoden“ wie dem „agilen Arbeiten“, mit dem durch flache Hierarchien und dem Einsatz von kleinen Teams möglichst schnell und flexibel auf Veränderungen reagiert werden können soll.
Der Betriebsrat kann digitale Kommunikationsmittel in den unterschiedlichsten Bereichen einsetzen. Die Frage ist jedoch, ob jedweder Einsatz digitaler Kommunikationsmittel überhaupt erforderlich ist und somit der Arbeitgeber den Betriebsrat gem. § 40 Abs. 2 BetrVG entsprechend ausstatten muss. Nicht ausreichend, aber gleichwohl möglich dieses zu regeln, ist die Niederschrift der Nutzung technischer Möglichkeiten – z.B. im Rahmen der internen Kommunikation – in der Geschäftsordnung. Das Gremium ist grundsätzlich frei innerhalb der Geschäftsordnung solche Dinge wie die interne Kommunikation zu regeln (vgl. § 36 BetrVG). Allerdings bedeutet dieses nicht, dass der Arbeitgeber, nur weil das Gremium eine entsprechende Regelung in der Geschäftsordnung getroffen hat, auch zwingend das Gremium hier mit den dort geregelten Mitteln ausstatten muss. Dieses begründet noch nicht die Erforderlichkeit. Bekanntermaßen kommt es hier darauf an, ob einerseits der Arbeitgeber derartige technische Dinge selbst im Betrieb nutzt. Ist dieses der Fall und stehen sonst keine gravierenden Hinderungsgründe dem entgegen, hat der BR zumindest eher einen Anspruch auf die Überlassung technischer Hilfsmittel für die eigene BR – Arbeit, wie z.B. das Intranet und die Nutzung von entsprechenden Tools und Plattformen.
In Bezug auf die Kommunikation (auch z.B. mit dem Arbeitgeber im Rahmen von Mitbestimmungsverfahren) gibt es jedenfalls im BetrVG keine allgemeinen Formvorschriften. Vielmehr muss jeweils im Einzelfall geschaut werden, ob die Kommunikation in digitaler Form möglich ist oder nicht.
Sowohl bei der Mitbestimmung in sozialen oder wirtschaftlichen Angelegenheiten als auch im Bereich der Mitbestimmung in personellen Angelegenheiten (vgl. § 99 I BetrVG und auch § 102 BetrVG) gibt es keine besonderen Formvorschriften. Aufgrund dessen ist es zulässig und heutzutage auch weithin üblich, dass z.B. der Arbeitgeber dem BR – Vorsitzenden per E-Mail das Anhörungsformular nebst relevanten Unterlagen zukommen lässt. Insofern ist es also zulässig, dieses per Mail, Messenger (z.B. WhatsApp, Skype etc.) als auch mittels Videokonferenz durchzuführen. Allerdings wird in der Praxis gerade an diesem Punkt immer mehr darauf geachtet, dass aus Beweisgründen die Anhörung schriftlich erfolgt und zudem datenschutzrechtliche Belange eingehalten werden. Somit scheiden in der Praxis häufig Anhörungen und entsprechende Antworten des Gremiums mittels WhatsApp oder Skype aus und es werden andere Apps und Kommunikationsmittel genutzt, um die vorgenannten Punkte zu gewährleisten. Aber: § 99 Abs. III BetrVG: Die Verweigerung der Zustimmung des Betriebsrats zu einer personellen Einzelmaßnahme ist dem Arbeitgeber schriftlich mitzuteilen und zu begründen. Gleiches gilt gem. § 102 Abs. II BetrVG auch für Bedenken gegen eine Kündigung sowie auch gem. § 102 Abs. III BetrVG Widerspruch gegen eine ordentliche Kündigung. Allerdings wird allgemein hier vertreten, dass nicht das strenge Schriftformerfordernis des § 126 BGB gemeint ist, sondern vielmehr auch Textform nach § 126 b BGB genügt. Maßgeblich ist allerdings im Sinne des § 126b BGB, dass
- Die Erklärung in einer Urkunde oder auf andere zur dauerhaften Wiedergabe in Schriftzeichen geeignete Weise abgegeben,
- Person des Erklärenden genannt
- Der Abschluss des Textes durch Nachbildung der Namenunterschrift oder anders erkennbar gemacht wird.
Nach der Rechtsprechung des BAG (v. 10.3.2009 – 1 ABR 93/07) genügt eine E-Mail grundsätzlich diesen Anforderungen, wenn die zuvor genannten Bedingungen erfüllt sind.
Es gibt aber z.B. bei § 27 II BetrVG – Übertragung von Aufgaben auf Ausschüsse – oder auch § 34 I BetrVG – Sitzungsniederschrift gilt das strenge Schriftformerfordernis. Gem. § 126a BGB kann diese nur durch eine qualifizierte elektronische Signatur ersetzt werden. Das bedeute z.B., dass die Anwesenheitsliste, sollte diese digital ausgefüllt werden sollen, jeder mit seiner qualifizierten elektronischen Signatur erfolgen müsste.
Auch bei Betriebsvereinbarungen sollen beide Seiten dieselbe Urkunde unterschreiben, so dass hier die Anforderung sogar noch strenger sind als in § 126 BGB.
In Bezug auf Betriebsratssitzungen gilt bekanntlich, dass diese nicht im Umlaufverfahren und z.B. nacheinander telefonisch erfolgen dürfen. Die Mitglieder sollen an einem Ort zusammen sein und zusammen die Tagesordnungspunkte besprechen und ggf. am Ende abstimmen. Nun wird jedoch mangels ausdrücklichen Verbots diskutiert, ob es nicht zulässig sein könnte, dass BR – Sitzungen in einem geschlossenen virtuellem Raum per jeweiliger Videozuschaltung erfolgen könnte. Dieses ist umstritten. Relativ viele Stimmen in der Kommentierung halten dieses aktuell für unzulässig (Verstoß gegen Anwesenheitserfordernis bei der Abstimmung nach § 33 Abs. 1 S. 1 BetrVG und auch den Nichtöffentlichkeitsgrundsatz nach § 30 S. 4 BetrVG). Das bedeutet jedoch, dass hier jedenfalls für Reformbedarf bestünde, wollte man die Digitalisierung – z.B. auch und gerade Standorteübergreifend – heranführen.
Somit sind zusammenfassend einige Dinge digital möglich (z.B. die Kommunikation untereinander sowie gegenüber dem Arbeitgeber bei der Mitteilung in Anhörungsverfahren). Es gibt aber noch diverse Punkte, die derzeit noch die Schriftlichkeit erfordern und somit zwingend die handschriftliche Unterschrift voraussetzen. Jedes BR – Mitglied mit einer digitalen Signatur auszustatten dürfte vermutlich derzeit zumindest an der „Erforderlichkeit“ scheitern.
Mitgeteilt von Karsten Klug
Fachanwalt für Arbeitsrecht Hamburg
und externer Datenschutzbeauftragter.